Como gestor e proprietário de um negócio, você precisa fazer coisas que nunca fez antes. Uma delas é como criar um planejamento orçamentário – e isso pode ser intimidante, especialmente quando você não tem conhecimento sobre o assunto. Muitas pessoas pensam no financeiro de uma empresa como a parte menos favorita na hora de administrar um negócio, mas se você quiser ter sucesso, criar e manter um planejamento orçamentário será um fator diferencial. Por isso, neste artigo está todas as informações que você precisa em seis etapas que vão te ajudar nessa missão!
O que é um planejamento orçamentário?
Indo direto ao ponto: um planejamento orçamentário é basicamente um plano financeiro feito a partir dos dados de suas receitas, gerir este planejamento vai te ajudar a controlar os gastos, identificar capital disponível e prever o orçamento do negócio em médio e aé longo prazo. A partir desse planejamento será possível descrever as metas financeiras e operacionais da sua empresa, sendo assim, o planejamento orçamentário pode ser considerado um plano de ação que vai te ajudar a alocar recursos, avaliar desempenhos e formular planos.
Por que fazer um planejamento orçamentário?
Fazer este planejamento é fazer uma projeção para o futuro das finanças do seu negócio. Requer examinar o que aconteceu no mês passado, o que aconteceu há três meses e como foram esses meses – e então usar essas informações para tomar decisões financeiras sábias para os próximos meses e anos a fim de garantir a lucratividade.
Se você teve alguns meses ruins e prevê que está enfrentando outro mês difícil, pode se preparar para minimizar as despesas sempre que possível. Se os negócios estão crescendo e atraindo novos clientes, sabe que pode arriscar um pouco mais e investir na compra em infraestrutura e tecnologia, por exemplo. Em outras palavras, você não precisa de uma bola de cristal para administrar bem um negócio, mas precisa aprender a criar um planejamento eficaz com chaves de desempenho claras e objetivas. E sim, isso requer um pouco de intuição e suposições educadas para garantir que tudo continue funcionando sem problemas.
Ao iniciar seu negócio, criar um orçamento é uma daquelas coisas que podem cair no esquecimento. Se sua empresa está operando com uma quantidade significativa de lucro ou está passando por um boom, pode não parecer importante criar um planejamento, não é mesmo?
Mas é ele que vai ajudar a garantir esse sucesso a longo prazo. E como ele faz isso?
- Apontando os fundos restantes que você pode reinvestir.
- Prevendo meses mais fracos e mantendo você fora de dívidas.
- Estimando o que será necessário para se tornar mais lucrativo.
- Fornecendo uma janela para o futuro.
- Ajudando você a manter o controle do negócio.
Criar um planejamento orçamentário tornará a operação do seu negócio mais fácil e eficiente.
Como criar um planejamento orçamentário: um guia de 6 passos
Ao começar, você notará que o processo começa com uma retrospectiva de suas receitas e despesas passadas. Quanto mais tempo você estiver no negócio, mais fácil será esse, pois você terá mais dados para analisar à medida que avança para a criação de seu orçamento voltado para o futuro.
Se o seu negócio for novo, no entanto, talvez seja necessário fazer uma pesquisa mais extensa sobre os custos típicos de seu setor ou área para reunir estimativas para suas finanças previstas.
1. Examine sua receita
O primeiro passo em qualquer exercício de orçamento é olhar para trás em seus negócios existentes e encontrar todas as suas fontes de receita (também conhecidas como renda).
Junte todas essas fontes de renda para descobrir quanto dinheiro entra em seu negócio mensalmente.
Ao encontrar sua renda, certifique-se de calcular a receita, não o lucro. Sua receita é todo o dinheiro que entra no negócio antes que as despesas sejam deduzidas. Lucro é o que sobra depois que as despesas são deduzidas.
Depois de identificar todos os seus fluxos de renda, calcule sua renda mensal. É importante fazer isso por vários meses – e de preferência pelo menos nos 12 meses anteriores, desde que você tenha tantos dados disponíveis.
Com 12 meses (ou mais) de informações, você pode examinar como sua renda mensal muda ao longo do tempo e procurar padrões sazonais. Sua empresa pode sofrer uma queda após as férias, por exemplo. Conhecer essas mudanças vai garantir que você possa se preparar com antecedência para os meses mais difíceis e fornecerá uma proteção financeira.
2. Subtraia os custos fixos
O segundo passo na criação de um orçamento empresarial é somar todos os seus custos fixos. O termo custos fixos se aplica a qualquer custo que seja necessário de forma recorrente para a operação do seu negócio. Os custos fixos podem ocorrer diariamente, semanalmente, mensalmente ou até anualmente, portanto, certifique-se de obter o máximo de dados possível.
Exemplos de custos fixos em sua empresa podem incluir:
- Aluguel.
- Suprimentos.
- Reembolso da dívida.
- Folha de pagamento.
- Depreciação de ativos.
- Impostos.
- Seguros.
Depois de identificar os custos fixos de sua empresa, você os subtrairá de sua receita e passará para a próxima etapa.
3. Determine as despesas variáveis
Ao pesquisar os dados necessários para listar seus custos fixos, você também deve ter notado que também existem algumas despesas variáveis em sua empresa.
As despesas variáveis são aquelas que mudam dependendo de quanto você usa o serviço. Muitos deles são necessários para que o seu negócio se mantenha em funcionamento, como os serviços públicos.
Você também encontrará despesas aqui que não são necessárias para o funcionamento do seu negócio, mas que gera coisas positivas ao ter. Essas são chamadas de “despesas discricionárias”, que você também pode colocar em seu fundo de despesas variáveis.
Alguns exemplos de despesas variáveis são:
- Substituição de equipamentos antigos.
- Material de escritório.
- Desenvolvimento profissional.
- Custos de comercialização.
- Serviços de utilidade pública.
Durante os meses de vacas magras, você precisará reduzir as despesas variáveis do seu negócio, começando com os gastos discricionários. Durante os meses lucrativos, quando há renda extra, você pode aumentar seus gastos com despesas variáveis para o benefício de longo prazo do seu negócio.
4. Reserve um fundo de contingência para custos inesperados
Evite o medo de custos inesperados ao fazer o orçamento do seu negócio, certificando-se de ter algum dinheiro extra à mão e planejar contingências dentro do seu orçamento. É sempre bom estar preparado para o inesperado.
Esperamos para cada empresário que a máxima seja verdadeira: se você fizer um orçamento para um problema, a emergência nunca surgirá. E se a emergência aparecer? Nesse caso você fez um orçamento para isso.
5. Crie sua demonstração de lucros e perdas
Depois de coletar todas as informações acima, é hora de juntar tudo para criar sua demonstração de lucros e perdas.
Apenas falar sobre o assunto pode trazer sentimentos de ansiedade – nós entendemos. Mas lembre-se, você já fez todo o trabalho. E é adição e subtração: some todas as suas receitas do mês e some todas as suas despesas do mês. Em seguida, subtraia as despesas da receita e espere obter um número positivo no final.
Se você tiver um resultado positivo, você conseguiu lucro! Se não, isso é uma perda – e tudo bem também. As pequenas empresas não são rentáveis todos os meses , muito menos todos os anos. Isso é especialmente uma realidade quando você está apenas começando um negócio.
6. Descreva seu orçamento de negócios voltado para o futuro
Agora que você criou seu documento histórico que mostra o passado de sua empresa — é hora de criar seu planejamento orçamentário. E este é um documento com visão de futuro, focado no futuro .
Para esta etapa, fazer referência ao seu histórico ajudará você a entender melhor os altos e baixos de seus negócios, quais investimentos em seus negócios valem a pena repetir e o que você deve evitar no futuro.
Em seus registros, procure estas tendências:
- Grandes compras de suprimentos ou equipamentos que criam uma perda benéfica.
- Tendências sazonais devido ao mau tempo, desastres naturais ou turbulência econômica.
- Lucro maior do que em anos anteriores ou inexplicável.
Conhecer seus meses mais lucrativos ajudará você a prever como será o próximo ano. Você também pode pegar essas informações e decidir contratar mais funcionários e estender seu horário em determinadas épocas do ano, tornando seu negócio ainda mais lucrativo nos meses de maior demanda.
Neste documento também é importante traçar metas e objetivos para as finanças da sua empresa e chaves de desempenho específicas que deverão ser analisadas de tempos e em tempos. Só assim você conseguirá projetar, acompanhar e examinar o orçamento do seu negócio.
Conclusão:
Embora não pareça o bicho de sete cabeças que a maioria dos gestores pensa que é, pode ser realmente desafiador criar um planejamento orçamentário sem o devido conhecimento.
A maioria dos empresários não entra no jogo de aprender a criar um planejamento, com certeza. Então, como tornar essa ferramenta eficiente para que você possa voltar às melhores partes no que se refere a cuidar da empresa? Fácil.
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