Nota fiscal – Tudo que você precisa saber em seu e-commerce
A emissão de nota fiscal é obrigatória na maior parte dos estabelecimentos físicos, e também deve ser realizada no ramo do e-commerce. Leia nosso artigo para saber mais.
Em todos os tipos de comércio, a nota fiscal funciona como uma espécie de garantia em relação à compra de um produto ou serviço. Ela assegura governo, fornecedor e cliente quanto à legalidade daquela transação.
Estamos habituados à sua emissão em estabelecimentos físicos. Mas com a popularização da internet e dos e-commerce, como esse processo funciona?
Há obrigatoriedade de emissão de nota fiscal para lojas virtuais? Quais são as ferramentas utilizadas?
Neste artigo, explicamos a você a importância da nota fiscal para o comércio via internet.
Além disso, trazemos um passo a passo de como implementá-la em seu negócio para estar sempre em dia com as obrigações fiscais.
Fique com a gente até o final e saiba tudo sobre o assunto!
O que é nota fiscal?
Para a maior parte das empresas e prestadores de serviço, a nota fiscal é um documento de emissão obrigatória. Sua regulamentação está prevista pela Lei Nº 8.846/94.
Ela nada mais é do que um documento comprobatório, em relação a uma aquisição ou contratação.
Em seu conteúdo, há informações importantes sobre os impostos recolhidos na cadeia produtiva.
Em suma, a nota fiscal registra a transferência de “propriedade” de um bem ou serviço. Isto é, ele passa a estar oficialmente na posse do comprador.
A ausência dessa documentação pode acarretar diversas consequências, e ser encarada pelos órgãos fiscalizadores como sonegação fiscal.
Por isso, é preciso ter atenção às regras e procedimentos previstos para sua correta elaboração.
Você pode conferir a lei na qual se baseia a emissão de nota fiscal na íntegra aqui.
Para que serve a nota fiscal?
Conforme vimos, a nota fiscal é um método para o registro da compra e venda de mercadorias. Portanto, seu principal propósito é auxiliar no controle fiscal das transações comerciais.
Entretanto, especialmente para o segmento do e-commerce, verificam-se outras utilidades. Entre elas, podemos citar:
- comprovação de procedência de mercadorias: essa é uma garantia importante, tanto para a loja quanto para o cliente. Estar de posse dela pode evitar diversos problemas futuros;
- avarias nos produtos adquiridos: em caso de constatação de quaisquer defeitos, a compra poderá ser comprovada por meio de nota fiscal para efetuar a troca ou reembolso do valor;
- transporte: para a remessa de mercadorias, as transportadoras exigem comprovação de conteúdo e valores. Dessa forma, é importante portar os registros necessários de maneira documental.
O que é nota fiscal eletrônica?
A nota fiscal eletrônica surgiu como uma inovação, e é uma alternativa ideal para os novos modelos de negócio.
No campo do e-commerce, sua utilização é ampla e altamente recomendada.
Ela consiste em um documento com validade jurídica, elaborado e armazenado digitalmente. Para que possa ser oficializada, deve ser assinada por meio de certificado digital.
As informações que constam na nota fiscal eletrônica são as mesmas que constam em uma nota física, e dizem respeito ao registro das operações tributárias atreladas à venda.
Quais os principais tipos de nota fiscal eletrônica utilizados no e-commerce?
Existem diversas variações de nota fiscal eletrônica que podem ser utilizadas no e-commerce.
Sua escolha atenderá a critérios relacionados, principalmente, com as necessidades de cada modelo de comércio.
Abaixo, citamos as mais recorrentes:
- nota fiscal eletrônica (NF-e): utilizada, geralmente, por lojas virtuais e físicas que vendem mercadorias sobre as quais incide ICMS (Imposto e Circulação de Mercadorias e Serviços);
- nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e): destinada à prestação de serviços, substitui a tradicional declaração de serviço;
- conhecimento de transporte eletrônico (CT-e): exclusiva para o transporte rodoviário de cargas, tem por finalidade minimizar pagamentos duplicados e reduzir faturas. Seu principal objetivo é eliminar discrepância entre os dados constantes de nota fiscal e os produtos transportados;
- nota fiscal de consumidor eletrônica (NFC-e): utilizada principalmente no setor varejista, é uma alternativa aos cupons fiscais. Ela reduz custos de obrigações acessórias e serve como comprovação do que efetivamente foi adquirido.
Qual o passo a passo para emissão de nota fiscal eletrônica?
Após compreender o que é nota fiscal eletrônica e seus principais tipos, a próxima etapa é saber como emiti-la em seu e-commerce.
Veja, a seguir, um passo a passo contendo os procedimentos a realizar:
- Tenha um CNPJ: sua loja virtual deve estar no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica para que possa emitir nota fiscal;
- Tenha um certificado digital: a certificação digital é indispensável para que as assinaturas em nota fiscal possuam validade jurídica. Um certificado digital nada mais é do que uma senha que verifica a autenticidade do emissor, e pode estar em forma de cartão, token ou arquivo digital;
- Providencie seu cadastro no site da SEFAZ: no portal da Secretaria da Fazenda de seu estado, você se habilitará para realizar testes de emissão de nota fiscal. Depois disso, selecione “Credenciamento para emitir nota fiscal em produção”;
- Escolha um sistema emissor de nota fiscal: após os devidos cadastramentos, você deverá escolher um sistema integrado para emitir nota fiscal. Existem várias opções de provedores deste serviço no mercado, e é possível realizar uma busca levando em consideração fatores como custo-benefício e integração com outros sistemas.
O processo para emissão de nota fiscal eletrônica é, em geral, bastante simples e automatizado.
Entretanto, é fundamental observar a regularidade dos cadastros e escolher as ferramentas mais adequadas ao seu e-commerce.
Por que emitir nota fiscal eletrônica?
Além da necessidade de atender às obrigações legais, seu e-commerce pode ter uma série de benefícios com a emissão de nota fiscal eletrônica.
Alguns deles são:
- sustentabilidade: a substituição do papel pelos arquivos eletrônicos é extremamente benéfica para o planeta e, consequentemente, para a imagem da sua empresa;
- redução de custos: com a nota fiscal eletrônica, é possível minimizar gastos em diversas etapas do processo produtivo. Podemos citar a redução de custos com envio e armazenagem, pois a tramitação dos documentos ocorre inteiramente pela via digital;
- simplificação de processos: a escrituração contábil é facilitada com a utilização de nota fiscal eletrônica, assim como o controle fiscal;
- diminuição de discrepâncias: os erros ao longo do processo também são minimizados por meio desse sistema, pois há maior confiabilidade de dados e seu lançamento e conferência acontecem de maneira informatizada;
- padronização de processos: os procedimentos que ocorrem ao longo da relação comércio-cliente se tornam mais uniformes;
- maior segurança fiscal: as informações fornecidas são mais confiáveis, podendo ser compartilhadas com facilidade entre os diversos órgãos que respondem à receita. Isso contribui para diminuir a sonegação de impostos.
Quais as consequências da não emissão de nota fiscal?
Caso as obrigações tributárias previstas não sejam cumpridas, uma série de sanções podem ser impostas ao empreendedor. A ação de não emitir nota fiscal pode ser vista pelos órgãos governamentais como sonegação de impostos.
Uma delas é a aplicação de multas, que podem chegar a até 100% do valor da mercadoria cuja nota foi omitida, conforme a Lei 8.137/1990. Você pode conferir o texto completo da legislação clicando aqui.
Em caso de emissão de nota fiscal não oficial (a chamada “nota fria”), ou com informações incorretas, as consequências são ainda mais graves.
O empresário poderá ser responsabilizado conforme o Art. 172 do Código Penal, e estará sujeito ao pagamento de multas e pena de reclusão de 2 a 4 anos.
Portanto, não negligencie de maneira alguma a emissão de nota fiscal em seu e-commerce. Essa tarefa é essencial para manter a regularidade e o funcionamento de suas atividades.
Sou MEI, preciso emitir nota fiscal?
Em regra, o Microempreendedor Individual está isento da obrigatoriedade de emissão de nota fiscal quando efetuar vendas para pessoa física.
Contudo, possuir essa documentação pode beneficiar seu negócio.
A principal vantagem é a otimização na contabilidade da empresa. Possuir um histórico digital contendo notas fiscais faz com que os registros de vendas estejam mais organizados.
Outra vantagem importante é quanto ao posicionamento em plataformas de marketplace. Algumas delas exigem a emissão de nota fiscal por parte do e-commerce; portanto, isso favorece a competitividade.
Nota fiscal – conte com o apoio de uma consultoria especializada
Na implementação de um sistema de emissão de nota fiscal, pontos importantes devem ser observados durante toda a atividade de controle das notas emitidas, inclusive, deve-se ter especial atenção.
Dessa maneira, é essencial contar com o apoio de uma assessoria contábil especializada e experiente, para auxiliá-lo ao longo do processo.
Desde a escolha de um sistema de gerenciamento de notas até o seu registro para fins de escrituração, é fundamental ter uma equipe de contadores capacitados à disposição para garantir que tudo seja realizado com o mais elevado padrão de qualidade e confiança.
Colocando a tarefa da emissão e controle de nota fiscal nas mãos de profissionais confiáveis, você terá mais tempo para focar na atividade fim e desenvolver seu e-commerce.
RT Count: contabilidade especializada em e-commerce
O empreendedor enfrenta uma série de desafios todos os dias. Por isso, deve lançar mão de toda e qualquer ferramenta que possa facilitar e otimizar sua atividade de gestão.
Portanto, não deixe de estar atento a todos os pontos dos quais tratamos neste artigo, e selecione profissionais especializados para estar ao seu lado nessa tarefa.
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A nota fiscal deve ser emitida também no ramo do e-commerce.
