O CNPJ inapto se refere à situação cadastral de uma empresa que deixou de cumprir com suas obrigações legais por, pelo menos, dois anos consecutivos. Geralmente, isso acontece com negócios que deixaram de encaminhar seus demonstrativos e declarações contábeis durante o período. Diante desse cenário, fazer negócios com uma empresa inapta pode trazer riscos às empresas que buscam fornecedores confiáveis e transparentes, já que, assim, não há garantias fiscais e legais de que os negócios serão cumpridos.
Entender o que é uma empresa inapta e como ela pode fazer para se regularizar é muito importante! Por isso, no artigo de hoje, nós vamos te mostrar quais são os tipos de situação cadastral empresarial e ensinar como regularizar o registro inapto da sua empresa de forma simples.
CNPJ inapto: quando acontece?
Segundo a própria Receita Federal, uma empresa passa a ser considerada inapta quando não apresenta demonstrativos e declarações por, pelo menos, dois anos. Quando isso ocorre, ela se torna incapaz de realizar transações comerciais, além de outros riscos.
Abaixo estão os tipos de situação cadastral em que as empresas se enquadram:
- Ativa: CNPJ regular, não há problemas judiciais nem débitos pendentes;
- Suspensa: existe obrigação fiscal ou jurídica que não foi cumprida;
- Baixada: a empresa foi fechada pelo empreendedor ou, até mesmo, pela Receita Federal após o período de 5 anos sem apresentar as suas informações jurídicas e fiscais;
- Nula: há inconsistência de dados, duplicidade na Inscrição Municipal ou Estadual, suspeita de fraudes ou outros fatores;
- Inapta: a empresa deixou de cumprir com suas obrigações legais por 2 ou mais anos consecutivos, como já mencionamos aqui.
Vale ressaltar que uma empresa com CNPJ suspenso ou inapto pode ser regularizada, enquanto a baixada ou nula não há como regularizar sua situação.
CNPJ inapto é diferente de CNPJ inativo:
Diferente do CNPJ Inapto, a sua empresa é classificada como inativa quando passa o período de um mês sem realizar os seguintes tipos de atividade:
- Operacional (qualquer que seja);
- Não operacional;
- Patrimonial;
- Financeira.
Ou seja, uma empresa inativa é aquela sem movimentação por ao menos um mês. Assim, um negócio que eventualmente não realizar alguma transação por esse período será classificado como inativo.
Quais são os documentos que, quando não entregues, podem tornar o CNPJ inapto?
Diferentemente de quando está nula ou baixada, é possível sim reverter a situação de uma empresa inapta. No entanto, primeiro é preciso identificar por quais motivos ela encontra-se com esse status cadastral.
Dentre as possibilidades, podemos enumerar a omissão das seguintes informações ou documentos:
- Declaração Simplificada de Pessoa Jurídica (DSPJ);
- Declaração de Créditos e Débitos Tributários (DCTF);
- Escrituração Contábil e Fiscal (ECF);
- Relação Anual de Informações e Salários (RAIS);
- Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP).
Para conferir a situação cadastral do seu CNPJ, acesse o site da Receita Federal, insira o número do seu cadastro de pessoa jurídica e aperte em “Consultar”.
Quais os verdadeiros impactos de um CNPJ Inativo?
A classificação de CNPJ Inapto na sua empresa irá trazer muitos prejuízos, não somente financeiros, mas também no que se refere a imagem e credibilidade do negócio.
Porém, cabe frisar que a principal consequência dessa situação é a responsabilização dos dirigentes pelos débitos da empresa. Assim, se o problema não for resolvido, sua empresa poderá ser intimada e até sofrer multas.
De acordo com a Instrução Normativa RFB nº1.634, de 2016, as penalidades são:
- Art. 22 – Impedimento de participar de novas inscrições;
- Art. 29 – Possibilidade de baixa de ofício da inscrição;
- Art. 45 – Invalidade da utilização da inscrição para fins cadastrais;
- Art. 47 – Nulidade de documentos fiscais;
- Art. 48 – Responsabilização dos sócios pelos débitos em cobrança.
Segundo a legislação da norma mais importante quando o assunto é a inaptidão de um CNPJ, Instrução Normativa RFB 18638/2018, existem as seguintes restrições:
- impedimento de participar de novas inscrições;
- nulidade de documentos fiscais;
- possibilidade de baixa de ofício de inscrição;
- responsabilidade dos sócios pelos débitos em cobrança;
- invalidade da utilização da inscrição para fins cadastrais.
Assim, uma empresa com CNPJ inapto não pode cumprir com suas atividades regulares, pois se torna incapaz de emitir notas fiscais, movimentar contas bancárias e até mesmo realizar suas operações comerciais.
Nesse caso, o empreendedor pode, ainda, perder o CNPJ e ter a empresa inscrita no Cadastro Informativo de Créditos Não Quitados de Órgãos e Entidades Federais.
3 Passos para regularizar seu CNPJ inapto
- Quais são as pendências da empresa?
O primeiro passo para regularizar o CNPJ do seu negócio é entender quais são as pendências legais que o colocaram nessa situação.
A Receita Federal recomenda que o responsável pelo registro acesse o portal e-CAC e verifique sua situação fiscal, podendo conferir quais documentos deverão ser apresentados ao órgão regulador para solucionar suas pendências.
- Tenha os demonstrativos e declarações em atraso
Agora que você já sabe os motivos pelos quais a sua empresa ficou inapta, é preciso reunir a documentação exigida, preencher as declarações necessárias e encaminhar a papelada para a Receita Federal, através do site.
No caso do CNPJ inapto do MEI, o próprio microempreendedor individual pode realizar a regularização através do site do Simples Nacional. Porém, outras empresas optantes dos regimes tributários do Simples Nacional, Lucro Real ou Lucro Presumido que estão inaptas precisam contar com o auxílio de uma contabilidade.
- Pague os débitos e as multas em atraso
O terceiro passo é finalmente eliminar os seus débitos e multas junto à Receita Federal. Portanto, somente quando os pagamentos forem processados, o cadastro será considerado ativo novamente.
Além dos débitos decorrentes da documentação encaminhada, a multa aplicada para entregas fora do prazo é de R$ 200, podendo ser um valor acima, pois o valor da multa irá depender do tipo de empresa e sua situação fiscal.
Porém, cabe aqui informar que a Receita Federal oferece um desconto de até 50% se o pagamento for realizado dentro do prazo de 30 dias.
Conclusão
Hoje você aprendeu como regularizar uma empresa inapta. Como pode perceber, é importante fazer isso o quanto antes, pois até a sua conclusão, sua empresa não poderá operar normalmente, o que acarretará em vários prejuízos e, até mesmo, risco de perder o seu CNPJ.
Para evitar que esse e outros impasses aconteçam, é muito importante contar com o auxílio de uma contabilidade que entende desse processo!
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